WTC De Putters · versie 7 oktober 2026

Privacyverklaring

WTC De Putters vzw gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. Hier lees je welke gegevens we verwerken, waarom we dat doen en welke rechten je hebt.

1. Wie is verantwoordelijk?

Wielertoeristen De Putters - Oostkamp vzw, ondernemingsnummer BE 0839.521.439, is verwerkingsverantwoordelijke voor de clubgegevens. De maatschappelijke zetel is Kortrijksestraat 208, 8020 Oostkamp. Voor privacyvragen: bestuur@wtcdeputters.be.

De club heeft geen afzonderlijke functionaris voor gegevensbescherming. Het bestuur behandelt privacyvragen en verwijst ze, wanneer nodig, door naar de juiste partij.

2. Welke gegevens verwerken we?

Voor lidmaatschap en clubwerking verwerken we alleen gegevens die daarvoor nodig zijn. Dat kan gaan om naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, lidmaatschaps- en vergunninggegevens, betaalgegevens, inschrijvingen voor activiteiten en communicatievoorkeuren.

Deze gegevens worden verwerkt via MijnAssist. Leden kunnen er gegevens nakijken en aanpassen, lidgeld betalen en zich inschrijven voor activiteiten. MijnAssist wordt geleverd door Wax On bv. WTC De Putters blijft verantwoordelijk voor de doeleinden en het gebruik van de gegevens die de club in MijnAssist invoert. Wax On verwerkt die gegevens in opdracht van de club.

Wanneer een lid zich via deze website inschrijft voor een clubactiviteit, verwerken we naam, e-mailadres, aantal personen, eventuele opmerkingen, ritgroep, maaltijdkeuze en betaalstatus. Die gegevens staan in een afgeschermde databank bij Supabase, uitsluitend voor de organisatie van het betrokken evenement. Betalende opties verlopen via Mollie. Alleen de aangeduide bestuursleden krijgen toegang tot de deelnemerslijst.

3. Waarom verwerken we gegevens?

We gebruiken gegevens om lidmaatschap, vergunningen, betalingen, activiteiten en praktische clubcommunicatie te organiseren. De verwerking is nodig voor de uitvoering van het lidmaatschap en, waar relevant, om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Wanneer we toestemming vragen, bijvoorbeeld voor een niet-noodzakelijke herkenbare foto, kan je die altijd intrekken.

4. Foto’s en clubkanalen

Foto’s en video’s van ritten en activiteiten kunnen op deze website of clubkanalen verschijnen om de werking te tonen. Bij herkenbare individuele beelden houden we rekening met de redelijke verwachtingen van de betrokkene en vragen we toestemming wanneer dat nodig is. Wil je een foto laten verwijderen, mail dan naar bestuur@wtcdeputters.be met een duidelijke omschrijving of link.

Facebook, Strava, Zwift en WhatsApp zijn externe diensten. Wie vrijwillig deelneemt aan een WhatsApp-groep, deelt zijn of haar telefoonnummer met de andere groepsleden. Op deze diensten geldt ook het privacybeleid van de aanbieder.

5. Ontvangers, bewaring en beveiliging

Bestuursleden en vrijwilligers krijgen enkel toegang tot gegevens die ze voor hun taak nodig hebben. MijnAssist ondersteunt ledenbeheer en betalingen. We verkopen of verhuren geen persoonsgegevens en delen ze alleen wanneer dat nodig is voor de werking, met toestemming of wanneer een wettelijke verplichting dat vereist.

We bewaren gegevens niet langer dan nodig voor de clubwerking, het lidmaatschap en wettelijke bewaartermijnen. WTC De Putters en MijnAssist nemen passende organisatorische en technische maatregelen tegen verlies, ongeoorloofde toegang en onrechtmatig gebruik.

6. Jouw rechten

Je kan inzage, verbetering, beperking of verwijdering vragen wanneer dat wettelijk mogelijk is. Je kan ook bezwaar maken en, in bepaalde gevallen, gegevensoverdraagbaarheid vragen. Mail naar bestuur@wtcdeputters.be. We kunnen bijkomende informatie vragen om je identiteit te controleren.

Ben je niet tevreden over onze omgang met gegevens, dan kan je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

7. Cookies en wijzigingen

Zonder jouw toestemming gebruikt deze website geen cookies voor statistieken of advertenties. Als je op de banner Accepteren kiest, gebruiken we Google Analytics (Google Ireland Ltd.) om anoniem te tellen hoeveel mensen de site bezoeken en welke pagina’s ze bekijken. Google plaatst daarvoor cookies (_ga en _ga_…, tot twee jaar) en ontvangt je IP-adres en toestelgegevens, die buiten de EU kunnen verwerkt worden. We gebruiken geen advertentiefuncties en koppelen niets aan Google-profielen. Kies je Weigeren, dan laadt Google Analytics niet. Je keuze bewaren we een jaar in je browser en je kan ze op elk moment wijzigen via Cookie-instellingen onderaan de pagina. Bij externe links geldt het privacy- en cookiebeleid van die dienst. We kunnen deze verklaring aanpassen wanneer de clubwerking of wetgeving wijzigt. De datum bovenaan toont de laatste update.